Transportation

• Our participants visit amazing places that sometimes require transportation. Guardians will be informed of these travel locations before their program. Trips may include adventure day locations, trails, campgrounds, parks, and sometimes locations out-of-state in our 15-passenger vans. 
• All drivers are 20+ years old, have four years of licensed driving experience, a clean record, and go through four hours of 15-passenger van driving training. We follow Colorado Car Seat Safety Laws and require children nine years old and under to sit on KSS-provided booster seats. Vans will never transport a number of people that will exceed the capacity specified by the manufacturer and children will always be supervised by an approved adult who is not actively driving. In the event of an emergency, KSS staff will refer to our Risk Management & Emergency Response Plan to determine the course of action. Our vans are inspected daily to guarantee all passengers and drivers safety. 
• Please visit our website if you are looking for additional transportation services, if your participant is flying to Colorado, or if you are looking for transportation from locations within Colorado.

Drop-Off and Pick-Up Procedures

• Authorized Persons for Pick-Up
  • At the end of the day or session, participants will be waiting at the pick-up area (location dependent on the program). Guardians will be asked for their unique PIN that is attached to their profile to confirm they are a guardian or authorized pick-up for the participant. If you would like to designate someone else to pick up your child, please add them to your authorized pick-up list in your account or call our office to add them at (970)468-2098. They will be assigned a unique PIN and will be asked for it at the time of pick-up. Should you or an authorized pickup not have their PIN, they will be required to present a valid form of ID..
  • Some of our programs have the option for participants to check out from programming on their own. If guardians would like their participants to be able to sign themselves out without an adult, please contact our office to check if this option is available for the program your child is participating in. In case it is, guardians must authorize it in their Online KSS Account under “Authorized Pickups.” Participants must check out with KSS staff before leaving.
• Early or Late Drop-Off
  • Participants should not arrive earlier than the designated drop-off time for their program. An additional fee may be assessed for all drop-offs before the designated time. Participants arriving more than half an hour late may be turned away if their group has already left campus. For more details, please visit our website. 

• Early or Late Pick-Up
  • Please be on time to pick up your participant. Any early pick-ups must be communicated at least 24 hours in advance to our office and will be treated on a case-by-case basis. Late pick-ups may result in additional charges and possible exclusion from programming. For more details, please visit our website. If you need to pick up your camper earlier, you will be running late, or have any trouble finding us, please call our office at (970)468-2098. 
  • In the event that a child is not picked up within 30 minutes of the pick-up time, and KSS staff are not able to contact the guardians and/or emergency contacts, KSS staff will notify their supervisor and call local authorities to take over.

Health Screening

• Upon arrival, depending on the program, your child will undergo a short health screening. We do this to ensure the overall health of our community. This process ensures your participant and others leave KSS programs as healthy as they came. KSS staff will monitor participants’ health throughout programming. Any illness or condition that jeopardizes the health of the KSS community may result in exclusion from programming. Please refer to the section “Health Exclusion from Programming” to learn more. 

Sunscreen and Bug Spray

• Participants need to bring sunscreen labeled with their first and last names. It is encouraged that they carry it in their day packs as they will need to reapply throughout the day. KSS Staff will supervise children applying sunscreen on their own. Written authorization and instructions from guardians will be required for KSS staff to assist directly in the application of sunscreen. 
• If the packing list from the program your camper is attending lists bug spray, please follow the above instructions for sunscreen as this will also apply to bug spray.

Medical Forms

• Please fill out all the medical forms completely, have them signed, and upload them to your online account promptly. These forms include the KSS Health History Forms and Immunization Record. For all overnight programs, a Physician’s Report will also be available in your online dashboard and a completed form is required to participate. If applicable, an allergy, seizure, asthma, diabetes care, or action plan will be available in your online dashboard and required. If your participant will need to take any medicine (prescribed or over-the-counter), supplement, or vitamin while programming a medication administration permission form will need to be completed for each. Remember, the more information you can provide us, the better we will be prepared to give the best experience to your camper during programming. 

Participant Mental Health

• KSS considers the mental health and emotional safety of participants equal to their physical safety. KSS strives to create safe mental health experiences through positive relationships, open communication, clear boundaries and respect for personal space, and creative programming that responds to participant needs. Understanding the source of a child’s distress is helpful and we strive to understand each individual’s experience. For KSS staff to be prepared with the best resources, it is important that guardians fully disclose all information about their participant’s mental health before programming. This can help set up both KSS staff and the participant for a more successful and positive experience during programming. Please contact our Office at (970)468-2098 if you would like to give more information or details that you believe might be helpful after filling out the medical and health forms in your KSS Online Account. 
• KSS staff members are not trained mental health professionals and thus should not assume that they can fully manage mental health emergencies. Staff are encouraged to seek support from Program Managers and local mental health services. In the case of a severe mental health incident, guardians will be notified after staff have ensured a safe environment for your participant. 

Participant Injury or Illness

• Our number one concern is to ensure the health and safety of each participant. KSS staff is Basic First Aid and CPR/AED certified at a minimum. Additionally, many of our staff hold a current Wilderness First Aid (WFA) or Wilderness First Responder (WFR) certification. For summer camps, we have a Camp Nurse on-site or a healthcare consultant, and our staff is required to carry first aid kits at all times.
• In the event of injury or illness, our KSS staff will provide care according to their medical training. In the case of severe injury or illness, emergency medical services or higher medical care may be contacted. In some cases, emergency transportation and evacuation may occur by emergency transportation vehicles or KSS vehicles. Several medical clinics are located within 15 minutes of KSS. In the event of injury or illness, we will call guardians or designated emergency contacts.
• Insurance and cost for treatment arising out of an accident or injury during programming is the responsibility of the participant’s guardian. Guardians will be asked to provide KSS with proof of insurance on the KSS medical form. If you have any questions, please call our office at (970)468-2098. 

Special Medical Needs and 1:1 Care Needed for Participants

• If your participant requires one-to-one care or has special medical needs where guardians need to be in proximity to the participant, please call our office at (970)468-2098 to discuss what programming might look like for your participant and if we can accommodate your participant’s needs.

Program Withdrawal

• Please refer to the section “Exclusion from Programming” to learn more about our Exclusion Policy due to health reasons. 

Regarding Supervision of Participants

• Participants will be supervised by KSS staff at all times. KSS staff will be able to be contacted by cell phone while in cell service. KSS staff will carry satellite messaging devices when they are traveling to areas with no cell phone coverage. 
• Attendance, emergency contact, group assignment, and field day location information for each program will be accessible by administrative staff. It is the responsibility of each program area to ensure that the participant’s information is current.

Regarding Participant Separation from the Group

• Continuous supervision and participant count by staff will prevent the ‘loss’ of a child. In the event a child does become lost, procedures outlined in the Risk Management & Emergency Response Plan will be implemented, including a multi-tiered search. 

Policy Regarding Inclement Weather

• Colorado’s weather and air quality tend to change rapidly. KSS staff are expected to know the weather and air quality forecast each day, plan accordingly, and conduct activities with consideration for our staff and the participants’ health. 
• If KSS decides to cancel programming caused by inclement weather, guardians will be contacted by our staff as soon as possible.

Policy Regarding Emergency Pickup Locations

• In the event of an emergency requiring the evacuation of participants from the Keystone Science School campus and other locations, centralized guardian pickup locations will be identified and communicated to guardians via text or email when possible or via our website at www.keystonescienceschool.org if direct communication is not possible. 

Call (970)468-2098 or email support@keystonescienceschool.org for more information.

Transporte

• Nuestros participantes visitan lugares increíbles que a veces requieren transporte. Los tutores serán informados de estos lugares de viaje antes de su programa. Los viajes pueden incluir lugares de día de aventura, senderos, campings, parques y, a veces, lugares fuera del estado en nuestras furgonetas de 15 pasajeros. 
• Todos los conductores son mayores de 20 años, tienen cuatro años de experiencia de conducción con licencia, un registro limpio, y pasan por cuatro horas de entrenamiento de conducción de furgonetas de 15 pasajeros. Seguimos las Leyes de Seguridad de Asientos de Coche de Colorado y requerimos que los niños de nueve años y menores se sienten en asientos elevados proporcionados por KSS. Las furgonetas nunca transportarán un número de personas superior a la capacidad especificada por el fabricante y los niños siempre estarán supervisados por un adulto autorizado que no esté conduciendo activamente. En caso de emergencia, el personal de KSS consultará nuestro Plan de Gestión de Riesgos y Respuesta a Emergencias para determinar el curso de acción. Nuestras furgonetas se inspeccionan a diario para garantizar la seguridad de todos los pasajeros y conductores. 
• Visite nuestra página web si busca servicios de transporte adicionales, si su participante viaja a Colorado en avión o si busca transporte desde localidades dentro de Colorado.

Procedimientos de Entrega y Recogida

• PERSONAS AUTORIZADAS PARA LA RECOGIDA
  • Al final del día o de la sesión, los participantes esperarán en la zona de recogida (la ubicación depende del programa). A los tutores se les pedirá el PIN único que figura en su perfil para confirmar que son el tutor o la persona autorizada para recoger al participante. Si desea designar a otra persona para que recoja a su hijo, añádela a la lista de personas autorizadas en su cuenta o llame a nuestra oficina al (970) 468-2098. Se les asignará un PIN único y se les pedirá en el momento de la recogida. Si usted o una persona autorizada a recoger no tiene su PIN, se le pedirá que presente un documento de identificación válido.
  • Algunos de nuestros programas tienen la opción de que los participantes salgan del programa por su cuenta. Si a los tutores les gustaría que sus participantes pudieran firmar ellos mismos su salida sin un adulto, por favor póngase en contacto con nuestra oficina para comprobar si esta opción está disponible para el programa en el que participa su hijo. En caso de que lo esté, los tutores deben autorizarlo en su cuenta en línea de KSS bajo la sección “Recogidas Autorizadas”. Los participantes deben registrarse con el personal de KSS antes de salir.
• ENTREGA ANTICIPADA O TARDÍA
  • Los participantes no deben llegar antes de la hora de entrega designada para su programa. Se podrá cobrar una cantidad adicional por todas las entregas antes de la hora designada. Los participantes que lleguen con más de media hora de retraso podrán ser rechazados si su grupo ya ha abandonado el campus. Para más información, visite nuestro sitio web. 

• RECOGIDA TEMPRANA O TARDÍA
  • Por favor, sea puntual para recoger a su participante. Cualquier recogida anticipada debe ser comunicada a nuestra oficina con al menos 24 horas de antelación y será tratada caso por caso. Los retrasos en la recogida pueden dar lugar a cargos adicionales y a la posible exclusión del programa. Para más información, visite nuestro sitio web. Si necesita recoger a su campista antes, va a llegar tarde o tiene algún problema para encontrarnos, llame a nuestra oficina al (970) 468-2098. 
  • En caso de que no se recoja a un participante en los 30 minutos siguientes a la hora de recogida, y el personal de KSS no pueda ponerse en contacto con los tutores y/o contactos de emergencia, el personal de KSS avisará a su supervisor y llamará a las autoridades locales para que se hagan cargo.

EXAMEN MÉDICO

• A su llegada, dependiendo del programa, su hijo será sometido a un breve examen médico. Lo hacemos para garantizar la salud general de nuestra comunidad. Este proceso asegura que su participante y otros salgan de los programas de KSS tan sanos como llegaron. El personal de KSS controlará la salud de los participantes durante toda la programación. Cualquier enfermedad o condición que ponga en peligro la salud de la comunidad de KSS puede resultar en la exclusión de la programación. Consulte la sección “ Exclusión de la Programación por Motivos de Salud” para obtener más información. 

PROTECTOR SOLAR Y REPELENTE DE INSECTOS

• Los participantes deben traer protector solar etiquetado con su nombre y apellido. Se recomienda que lo lleven en sus mochilas, ya que tendrán que volver a aplicarlo a lo largo del día. El personal de KSS supervisará que los niños se apliquen el protector solar por su cuenta. Se requerirá autorización por escrito e instrucciones de los tutores para que el personal de KSS ayude directamente en la aplicación del protector solar. 
• Si la lista de equipaje del programa al que asiste su campista incluye repelente de insectos, siga las instrucciones anteriores para el protector solar, ya que esto también se aplicará al repelente.

FORMULARIOS MÉDICOS

• Por favor llene todos los formularios médicos completamente, firmados y luego súbelos a tu cuenta en línea con prontitud. Estos formularios incluyen el Historial Médico de KSS y la Cartilla de Vacunación. Para todos los programas nocturnos, un Informe del Médico también estará disponible en su tablero en línea y tendrá que estar completado para participar. Si es relevante, en su cuenta también estará disponible un plan de alergias, convulsiones, asma, diabetes o plan de acción. Si su participante necesitará tomar algún medicamento (recetado o de venta libre), suplemento o vitamina durante la programación, deberá completar un formulario de permiso de administración de medicamentos para cada uno de ellos. Recuerde que cuanta más información nos proporcione, mejor preparados estaremos para ofrecer la mejor experiencia a su campista durante la programación. 

SALUD MENTAL DE LOS PARTICIPANTES

• KSS considera la salud mental y la seguridad emocional de los participantes igual a su seguridad física. KSS se esfuerza por crear experiencias de salud mental seguras mediante relaciones positivas, comunicación abierta, límites claros y respeto del espacio personal, y una programación creativa que responda a las necesidades de los participantes. Entender el origen de la angustia de un niño es útil y nos esforzamos por comprender la experiencia de cada individuo. Para que el personal de KSS esté preparado con los mejores recursos, es importante que los tutores revelen toda la información sobre la salud mental de su participante antes de la programación. Esto puede ayudar a preparar tanto al personal de KSS como al participante para una experiencia más exitosa y positiva durante la programación. Por favor, póngase en contacto con nuestra oficina al (970)468-2098 si quiere dar más información o detalles que crea que pueden ser útiles después de rellenar los formularios médicos y de salud en su cuenta de KSS. 
• Los miembros del personal de KSS no son profesionales capacitados en salud mental y por lo tanto no deben asumir que pueden manejar completamente las emergencias de salud mental. Se anima al personal a buscar el apoyo de los directores de programa y de los servicios locales de salud mental. En el caso de un incidente grave de salud mental, se notificará a los tutores después de que el personal haya garantizado un entorno seguro para su participante.

LESIONES O ENFERMEDADES DE LOS PARTICIPANTES

• Nuestra preocupación número uno es asegurar la salud y seguridad de cada participante. El personal de KSS está certificado en Primeros Auxilios Básicos y RCP/DEA como mínimo. Además, muchos de nuestros empleados tienen un certificado de Primeros Auxilios en Zonas Agrestes (WFA) o de Socorrismo en Zonas Agrestes (WFR). En los campamentos de verano, contamos con una enfermera de campamento o un asesor sanitario, y nuestro personal debe llevar botiquines de primeros auxilios en todo momento.
• En caso de lesión o enfermedad, nuestro personal de KSS prestará atención de acuerdo con su formación médica. En caso de lesión o enfermedad grave, podemos ponernos en contacto con los servicios médicos de urgencia o con atención médica superior. En algunos casos, el transporte de emergencia y la evacuación pueden realizarse mediante vehículos de transporte de emergencia o vehículos de KSS. Hay varias clínicas médicas situadas a menos de 15 minutos de KSS. En caso de lesión o enfermedad, llamaremos a los tutores o contactos de emergencia.
• El seguro médico y el coste del tratamiento derivado de un accidente o lesión durante la programación es responsabilidad del tutor del participante. Se pedirá a los tutores que proporcionen a KSS una prueba de seguro médico en el formulario médico de KSS. Si tiene alguna pregunta, por favor llame a nuestra oficina al (970)468-2098.

NECESIDADES MÉDICAS ESPECIALES Y CUIDADOS INDIVIDUALES NECESARIOS PARA LOS PARTICIPANTES

• Si su participante requiere atención individualizada o tiene necesidades médicas especiales en las que los tutores deben estar cerca del participante, por favor llame a nuestra oficina al (970)468-2098 para discutir lo que la programación podría ser para su participante y si podemos acomodar las necesidades de su participante.

RETIRO DEL PROGRAMA

• Consulte la sección “Exclusión de la Programación” para obtener más información sobre nuestra Política de exclusión por motivos de salud.
• Puede consultar más detalles sobre nuestra Política de Salud y Seguridad en nuestra página web.

SOBRE LA SUPERVISIÓN DE LOS PARTICIPANTES 

• Los participantes estarán supervisados por personal de KSS en todo momento. Podrá contactar al personal de KSS por teléfono móvil mientras haya cobertura. El personal de KSS llevará consigo dispositivos de mensajería vía satélite cuando viaje a zonas sin cobertura de telefonía móvil. 
• El personal administrativo tendrá acceso a la información sobre asistencia, contactos de emergencia, asignación de grupos y ubicación de los días de campo de cada programa. Es responsabilidad de cada área del programa asegurarse de que la información de los participantes esté actualizada.

SOBRE LA SEPARACIÓN DEL PARTICIPANTE DEL GRUPO

• Contando a los participantes y supervisando continuamente por parte del personal de KSS evitará la “pérdida” de un niño. En caso de que un niño se pierda, se aplicarán los procedimientos descritos en el Plan de Gestión de Riesgos y Respuesta a Emergencias, incluyendo una búsqueda en varios niveles. 

POLÍTICA RELATIVA A LAS INCLEMENCIAS METEOROLÓGICAS

• El tiempo y la calidad del aire de Colorado tienden a cambiar rápidamente. Se espera que el personal de KSS conozca el pronóstico del tiempo y la calidad del aire cada día, planifique en consecuencia y lleve a cabo las actividades teniendo en cuenta a nuestro personal y la salud de los participantes.
• Si KSS decide cancelar la programación debido a las inclemencias del tiempo, nuestro personal se pondrá en contacto con los tutores lo antes posible.

POLÍTICA RELATIVA A LOS LUGARES DE RECOGIDA EN CASO DE EMERGENCIA

• En caso de una emergencia que requiera la evacuación de los participantes en Keystone Science School y otros lugares, se identificarán lugares centralizados de recogida y se comunicará a los tutores a través de texto o correo electrónico cuando sea posible o a través de nuestro sitio web en www.keystonescienceschool.org si la comunicación directa no es posible.